Niepubliczny Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli Lex Educatio

Wdrożenie mechanizmów związanych z procesem zgłaszania nieprawidłowości w oparciu o Dyrektywę 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. Dyrektywa o ochronie sygnalistów, to zdecydowanie bardzo liczne działania wielopłaszczyznowe, wymagające od instytucji zobowiązanej do przestrzegania Dyrektywy, nie tylko wiedzy prawniczej, ale również dostosowania takiego podmiotu i zaopatrzenia go we wszelkie obowiązkowe wewnętrzne procedury.

W jaki sposób przygotować instytucję na nowe wymagania prawne?

Mając na uwadze, fakt, iż każda instytucja powinna w sposób efektywny i skuteczny wdrożyć tzw. SYSTEM ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI, to zdecydowanie warto od samego początku podjeść do procesu kompleksowo.

Pierwszy obszar, który będzie dla instytucji podstawą we wdrażaniu w/w Dyrektywy, to odpowiednio skonstruowane dokumenty, m.in.:

1. POLITYKA/ REGULAMIN ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI, która powinna przede wszystkim obejmować takie zagadnienia, jak:

  • sposób przekazywania zgłoszeń,
  • wskazanie odpowiedzialnej osoby za odbiór zgłoszeń od sygnalistów,
  • sposób prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz wskazanie podmiotów, które będą zobowiązane do przeprowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających,
  • opis sposobu, w jaki będą opracowywane wnioski z przeprowadzonych postępowań wewnętrznych.

2. PROCEDURA PROWADZENIA WEWNĘTRZNYCH POSTĘPOWAŃ WYJAŚNIAJĄCYCH

W przypadku wdrażania Dyrektywy o ochronie sygnalistów nie można niewspomnień o tzw. płaszczyźnie organizacyjnej. Co to oznacza dla instytucji?
Dostosowując się do Dyrektywy, każda instytucja zobowiazana jest do przygotowania kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz do opracowania zasad wewnętrznego procedowania wpływających raportów.
Należy pamiętać, iż zgłoszenia sygnalistów powinny zapewniać za każdym razem ochronę poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia. Taka sama ochrona będzie obowiązywać w przypadku wymienionych w treści zgłoszenia sygnalisty, osób.
Bardzo istotne jest, by poufność w tym przypadku była związana również z uniemożliwieniem dostępu do tych danych przez wszelkie podmioty, które do wglądu w treść zgłoszenia będą nieupoważnione.

3. KANAŁY ZGŁOSZEŃ

To na instytucji ciążyć będzie obowiązek zaproponowania kanałów (może być ich kilka) przekazywania zgłoszeń, dzięki którym osoby, chcące zgłosić naruszenie będą mogły jego dokonać w sposób jasny i klarowny.
Kanałem dostępu może być dedykowany adres mailowy, dedykowany do przekazywania zgłoszeń i samego kontaktu z sygnalistą czy też specjalna, dedykowana do tego skrzynka, która będzie umieszczona w ogólnodostępnym dla pracowników miejscu (UWAGA! Ważne, by skrzynka była w miejscu nieobjętym monitoringiem wizyjnym).

4. OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA ODBIÓR ZGŁOSZEŃ

Dla instytucji bardzo ważnym będzie wybór podmiotu/ osoby odpowiedzialnej za odbiór zgłoszeń. Zgodnie z postanowieniami Dyrektywy o ochronie sygnalistów, instytucja podlegająca pod Dyrektywę zobowiązana jest do wyznaczenia bezstronnej osoby/podmiotu, który będzie odpowiedzialny m.in.za:
przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów,
prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających zgłoszenia sygnalistów,
prowadzenie działań następczych w przypadku zgłoszenia,
utrzymywania kontaktu z sygnalistą w celu wyjaśnienia zgłoszenia.,
prowadzenia analiz ryzyka, sprawozdań/raportów oraz bieżącego dostosowywania dokumentacji ( regulaminów, procedur itd)

5. CZY ZGŁOSZENIA ANONIMOWE SYGNALISTÓW BĘDĄ ROZPATRYWANE?

To się dopiero okaże. Dlaczego? Obecnie czekamy na informacje, w jaki sposób polski ustawodawca rozstrzygnie sprawę rozpatrywania anonimowych zgłoszeń sygnalistów (tzn. czy zgłoszenia te będą podlegały dalszemu procedowaniu czy też nie)

6. EDUKACJA PRACOWNIKÓW

Przed nami kolejny, bardzo ważny aspekt wdrażania Dyrektywy o ochronie sygnalistów – tj. EDUKACJA.
Aby skutecznie wdrożyć cały system zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości, absolutnie niezbędne jest zapewnienie pracownikom działań edukacyjnych – szkoleniowych, z których dowiedzą się jaki jest cel i zakres Dyrektywy. Ponadto, pracownicy będą mieli możliwość zapoznania się z działaniem całego systemu zgłoszeń, zostaną zaopatrzenie w wiedzę dot. Możliwych i dostępnych w instytucji narzędzi, które będą zapewniać poufność całego procesu związanego ze zgłoszeniem, jak również obowiązkiem pracodawcy będzie wskazanie osoby, która będzie odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
Istotne będzie również przeprowadzanie kampanii informacyjnych, których celem będzie zaznajomienie wszystkich pracowników!!! z Dyrektywą o ochronie sygnalistów jako narzędziem wewnątrz instytucji, które będzie zwiększało poziom bezpieczeństwa podmiot przed potencjalnymi nieprawidłowościami dzięki możliwości szybkiego podjęcia środków zaradczych.